BPO
Sadau gweinyddiaeth cleifion ar draws rhwydwaith clinigau sy'n tyfu
Roedd grwp gofal iechyd preifat yn Lloegr wedi tyfu'n rhy fawr i'w fodel gweinyddu. Cymerodd tim wedi ei allanoli gyfrifoldeb am drefnu apwyntiadau a chofnodion a gostwng amseroedd aros a gwallau.
Results at a glance
- -67%
- Amser aros cyfartalog ar alwad
- -96%
- Ol-groniad cofnodion
- -54%
- Gwallau apwyntiadau
- +21 pts
- Boddhad cleifion
4.3 i 1.4 munud
deunydd yn aros i'w ffeilio
arolwg ar ol ymweld
The challenge
Roedd y grwp wedi tyfu o lond dwrn o glinigau i fwy nag ugain safle mewn tair blynedd, ond arhosodd ei weinyddiaeth cleifion yr un fath. Roedd archebu, aildrefnu a chofnodion yn cael eu trin safle wrth safle heb giw a rennir, felly ni allai un clinig ddatrys galwad i glinig arall. Roedd y sawl a ffoniai yn aros, aeth negeseuon llais heb eu hateb a dechreuodd clinigwyr eu dyddiau gyda rhestrau hanner llawn.
Roedd ol-groniad o gofnodion yn gwneud pethau'n waeth. Roedd llythyrau atgyfeirio, ffurflenni caniatad a chanlyniadau profion yn eistedd mewn hambyrddau a mewnflychau a rennir yn aros i gael eu ffeilio yn erbyn y claf cywir. Roedd unrhyw lithriad wrth drin data iechyd categori arbennig yn cario pwysau rheoleiddiol gwirioneddol, felly roedd angen ar y grwp gapasiti y gallai ymddiried ynddo yn hytrach na thrwsiad cyflym a symudai'r risg o gwmpas.
Pain points
- Dringodd amseroedd aros ar alwadau uwchlaw pedwar munud ar adegau prysur, a chododd galwadau a gollwyd gyda hwy
- Gorfododd gwallau apwyntiadau ac archebiadau dwbl glinigwyr i aildrefnu rhestrau ar y diwrnod
- Roedd ol-groniad o atgyfeiriadau a chanlyniadau heb eu ffeilio yn oedi gofal dilynol
- Dim un olwg ar y galw ar draws safleoedd, felly ni chyfatebodd staffio byth i'r llwyth gwirioneddol
Our approach
- Sefydlu un tim gweinyddu hyfforddedig i drin archebu, aildrefnu ac ymholiadau sy'n dod i mewn drwy un ciw a rennir ar gyfer pob safle
- Ailadeiladu llif gwaith y cofnodion fel bod atgyfeiriadau, caniatadau a chanlyniadau yn cael eu paru i gofnod y claf o fewn amser penodol, gyda gwiriadau ar hunaniaeth cyn ffeilio
- Cyflwyno rhagolwg galw dyddiol fel bod cynhaliaeth yn cael ei rota yn erbyn galwadau a negeseuon gwirioneddol yn hytrach na phatrwm shifft sefydlog
- Trin data o dan UK GDPR gyda Data Processing Agreement, mynediad yn seiliedig ar rolau a chofnodi archwilio ar gyfer pob newid i gofnodion
Results at a glance
The results
- Gostyngodd yr amser aros cyfartalog ar alwadau o 4.3 munud i 1.4 munud o fewn pedwar mis, a gostyngodd galwadau a gollwyd yn sydyn.
- Cafodd yr ol-groniad o gofnodion ei glirio a'i gadw bron at sero, gyda deunydd newydd yn cael ei ffeilio o fewn un diwrnod gwaith.
- Gostyngodd gwallau apwyntiadau fwy na hanner, gan roi rhestrau dibynadwy i glinigwyr ar ddechrau pob sesiwn.
Mae ein clinigwyr yn cerdded i mewn i restrau sy'n dal eu tir, ac nid oes dim yn eistedd yn aros i'w ffeilio. Mae'r diwrnod cyfan yn dechrau ar dir cadarnach.
Common questions
Mae'r holl waith yn rhedeg o dan UK GDPR gyda Data Processing Agreement ar waith. Mae mynediad yn seiliedig ar rolau, mae pob newid i gofnod yn cael ei gofnodi ac mae hunaniaeth yn cael ei gwirio cyn ffeilio unrhyw beth yn erbyn cofnod claf.
These are representative engagements. Client identities are anonymised and the metrics are illustrative of the type of results this work delivers, not audited figures for a named client.
Dywedwch wrthym beth sydd angen ei allanoli
Rhannwch eich gofyniad a modelu eich arbedion. Byddwn yn ymateb o fewn chwe awr gyda cham nesaf clir.
Ymateb o fewn chwe awr. Yn cydymffurfio â UK GDPR. Atebolrwydd enwol yn y DU.